MANAJEMEN WAKTU PROYEK

Manajemen Waktu Proyek adalah Tahapan mendefinisikan proses- proses yang perlu dilakukan selama proyek berlangsung berkaitan dengan penjaminan agar proyek dapat berjalan tepat waktu dengan tetap memperhatikan keterbatasan biaya serta penjagaan kualitas produk atau servis dari proyek.

TUJUAN UTAMA MANAJEMEN WAKTU PROYEK

Tujuan utama manajemen waktu pada proyek adalah agar pelaksanaan proyek sesuai lingkupnya dapat memenuhi target waktu proyek yang telah ditentukan. Fokus manajemen waktu adalah membuat perencanaan jadwal proyek yang handal dan optimum atas sumber daya dan biaya serta pengendalian jadwal yang mampu mengidentifikasi dini keterlambatan untuk penanganan yang efektif dan efisien.

FAKTOR PENGHAMBAT PROYEK

Faktor material
Faktor desain dan perencanaan
Faktor pelaksanaan dan hubungan kerja
Faktor peralatan
Faktor kondisi dan keadaan di lapangan
Faktor di luar kemampuan kontraktor

Definisi Aktifitas: Merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan aktivitas atau pekerjaan apa saja yang akan dikerjakan pada proyek. Daftar aktivitas ini dapat mengacu pada WBS (Work Breakdown Structure) yang telah disusun sebelumnya pada manajemen scope. Sebagaimana penyusunan WBS, tim proyek dalam mendefinisikan aktivitas ini perlu juga melibatkan stakeholder yang lain untuk memastikan bahwa aktivitas-aktivitas telah terdefinisi secara lengkap untuk keberhasilan penyelesaian proyek. Dari definisi aktivitas ini pula, estimasi biaya, waktu dan kebutuhan sumberdaya lain dapat disusun.
Pengurutan Aktifitas :Setelah mendefinisikan aktivitas proyek, langkah berikutnya adalah membuat urutan aktivitas yang merupakan detil dari WBS, detil deskripsi produk, asumsi dan batasan-batasan untuk menentukan hubungan antar aktivitas. Termasuk dalam hal ini penjelasan tentang ketergantungan dan perbedaan bentuk ketergantungan. Ketergantungan dan hubungan akan menentukan urut-urutan aktvitas. Terdapat 3 (tiga) aturan dasar dalam menyusun urutanaktivitas Ketergantungan Mandatori (Mandatory Dependencies) Ketergantungan Lepas (Discretionary Dependencies) Ketergantungan Eksternal (External Dependencies)
Estimasi Kebutuhan AKtifitas :Mengestimasi durasi yang dibutuhkan oleh aktivitas – aktivitas, seperti orang yang melakukan atau bertanggung jawab dengan sebuah aktivitas atau pekerjaan sebaiknya turut serta dalam mengestimasi durasi aktivitas. Sedangkan para ahli memberi masukan dan mengevaluasi hasilnya.
Estimasi Durasi Aktifitas : Estimasi durasi aktivitas sangat penting untuk mengetahui berapa lama waktu aktual (riil) yang sebenarnya dibutuhkan oleh proyek. Berdasarkan urutan aktivitas dan saling keterkaitan antar aktivitas, dimungkinkan terdapat beberapa aktivitas yang dapat berjalan simultan. Sehingga umur suatu proyek tidak serta merta merupakan total waktu semua aktivitas akan tetapi hasil dari manajemen waktu atau durasi aktivitas yang optimal.
Penyusunan Jadwal :Setelah semua aktivitas diperkirakan Proses manajemen waktu proyek selanjutnya adalah menyusun jadwal proyek yang realistis berdasarkan aktivitas-aktivitas yang sudah didefinisikan beserta estimasi waktu aktivitas. Terdapat beberapa tool yang dapat digunakan untuk menyusun pembuatan jadwal proyek, yaitu : Gantt chart dan Analisis PERT
Mengontrol dan Mengendalikan Jadwal :Mengontrol dan mengendalikan jadwal dilakukan agar proyek tetap berjalan dalam batas waktu, biaya dan performan yang ditetapkan dalam rencana.

HUBUNGAN ANTAR AKTIVITAS

Secara umum terdapat hubungan antar tugas/aktivitas dalam menajemen proyek ada 4 macam. Dalam menetapkan hubungan antar tugas/aktivitas, kita harus memahami predecessors dan successors. Predecessors adalah suatu tugas yang harus dimulai/diakhiri sebelum tugas yang lain dimulai/diakhiri atau suatu tugas yang mendahului tugas tertentu. Secara sederhana predecessors adalah prasyarat yang dalam hal ini suatu tugas yang harus diselesaikan sebelum tugas tertentu dimulai. Sedangakan successor adalah kabalikannya yaitu suatu tugas yang tidak dapat dimulai/diakhiri sebelum suatu tugas tertentu dimulai/diakhiri.

Hubungan Finish to start (FS)
Hubungan Finish to Fnish (FF)
Hubungan Start to Start(SS)
Hubungan Start to Finish (SF)

GANTT CHART

Cara membuat Gantt Chart

Keuntungan Gantt Chart

Sederhana, mudah dibuat dan dipahami
Digunakan untuk penjadwalan sederhana
Digunakan untuk penjadwalan operasi yang berulang
Bila digabungkan dengan metoda lain dapat dipakai pada saat pelaporan

Kelemahan Gantt Chart

Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatan yang lain
Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan/pembaharuan bila diperlukan
Gann Charttidak bisa secara eksplisit menunjukkan keterkaitan antara aktivitas dan bagaimana satu aktivitas berakibat pada aktivitas lain bila waktunya terlambat atau dipercepat, sehingga perlu dilakukan modifikasi terhadap Gantt chart

PERT (Program Evaluation and Review Technique)

PERT Merupakan metode analisis jaringan untuk memperkirakan umur proyek dengan memperhitungkan faktor ketidakpastian waktu masing-masing aktivitas. PERT memperkirakan umur proyek berdasarkan perkiraan waktu probabilistik dengan memertimbangkan 3 jenis waktu yaitu :